Với một doanh nghiệp vừa thành lập, hướng dẫn chọn phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thường bị đẩy xuống cuối danh sách việc cần làm. Trong vài tháng đầu, mọi người bận giấy phép, tài khoản ngân hàng và khách hàng đầu tiên. Đến khi đơn hàng đầu tiên về, việc xuất hóa đơn mới được nhớ tới, và nhiều chủ công ty chọn ngay phương án rẻ nhất trước mắt.
Đội ngũ bên mình đã gặp không ít trường hợp như vậy. Có một khách hàng ký hợp đồng với nhà cung cấp đầu tiên tìm được mà không đọc kỹ điều khoản. Ba tháng sau, cơ quan thuế từ chối hàng loạt hóa đơn vì sai định dạng dữ liệu. Công ty phải xuất lại toàn bộ, mất gần hai tuần chỉ để sửa lỗi. Chi phí thật sự không nằm ở tiền phần mềm, mà ở thời gian và sự mệt mỏi của cả đội.
Hóa Đơn Điện Tử Là Gì Và Vì Sao Chọn Sai Lại Tốn Kém
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ trên hệ thống máy tính thay vì in ra giấy. Hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay đều phải dùng hình thức này. Không phải phần mềm nào cũng đáp ứng đúng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế yêu cầu.
Nhiều người nghĩ hóa đơn điện tử chỉ là bản số của tờ giấy. Thực chất, đây là một quy trình có quy định khá chặt về cấu trúc dữ liệu và cách truyền dữ liệu. Chỉ cần một trường thông tin sai định dạng, hóa đơn có thể bị từ chối.
Chọn sai ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ rơi vào vòng lặp sửa hóa đơn. Có khi phải giải trình với cơ quan thuế, thậm chí bị nhắc nhở vì nộp báo cáo chậm. Với một công ty mới, những việc này làm phân tán nguồn lực đúng lúc cần tập trung nhất vào khách hàng và doanh thu.
Vấn đề không nằm ở việc thiếu phần mềm tốt. Nó nằm ở chỗ doanh nghiệp mới chưa từng dùng sản phẩm tương tự nên không biết tiêu chí nào cần ưu tiên. Phần dưới đây, chúng tôi chia sẻ những tiêu chí đội ngũ vẫn dùng khi tư vấn cho khách mới mở công ty.
Tiêu Chí Chọn Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp Mới
Bạn không cần thử hết mọi phần mềm trên thị trường mới chọn được đúng. Nắm vài tiêu chí cốt lõi là đã loại được phần lớn lựa chọn không phù hợp. Dưới đây là ba nhóm tiêu chí chúng tôi cho là quan trọng nhất.
Tuân Thủ Quy Định Thuế Hiện Hành
Đây là tiêu chí bắt buộc. Phần mềm phải đáp ứng chuẩn dữ liệu theo quy định hiện hành, trong đó có Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hai văn bản này quy định cách lập, gửi và lưu trữ hóa đơn tại Việt Nam. Bạn có thể hình dung đây là luật chơi chung mà mọi phần mềm đều phải tuân theo.
Cách kiểm tra nhanh là hỏi nhà cung cấp xem phần mềm có kết nối với cơ quan thuế để truyền dữ liệu không. Một phần mềm đạt chuẩn sẽ tự đẩy dữ liệu đi, doanh nghiệp không phải thao tác thủ công từng bước. Nếu nhân viên tư vấn lúng túng trước câu hỏi này, bạn nên cân nhắc lại.
Bạn cũng nên hỏi về chữ ký số và cơ chế xác thực, bao gồm việc cần token USB hay có thể ký từ xa. Chi phí và thủ tục phát sinh từ phần này thường không được nhắc trên trang quảng cáo, nên hãy hỏi thẳng từ đầu để tránh bất ngờ về sau.
Một sai lầm khá phổ biến là ham rẻ. Có doanh nghiệp chọn một phần mềm chưa được công nhận, hóa đơn xuất ra trông có vẻ hợp lệ nhưng thiếu giá trị pháp lý. Trước khi ký, hãy tra cứu tên nhà cung cấp trong danh sách mà cơ quan thuế công khai. Việc này chỉ mất vài phút nhưng rủi ro bỏ qua thì lớn hơn nhiều.
Cách rà soát này áp dụng được cho mọi giải pháp công nghệ. Khi cần chọn thêm hệ thống khác cho công ty, bạn có thể tham khảo bộ checklist kỹ thuật khi chọn công ty ứng dụng AI cho hệ thống doanh nghiệp để có thêm góc nhìn về cách đánh giá nhà cung cấp.
Khả Năng Đồng Bộ Với Phần Mềm Kế Toán
Nhiều doanh nghiệp mới chọn phần mềm hóa đơn và phần mềm kế toán từ hai nơi khác nhau, hai bên không liên quan gì đến nhau. Kế toán phải nhập tay lại toàn bộ dữ liệu vào sổ sách. Vừa mất thời gian, vừa dễ gõ nhầm số liệu, nhất là khi lượng hóa đơn tăng dần mỗi tháng.
Trước khi quyết định, hãy hỏi rõ phần mềm có kết nối sẵn với các phần mềm kế toán phổ biến hay không. Kết nối nghĩa là hai hệ thống tự trao đổi dữ liệu, không cần nhập hai lần. Với công ty chưa có kế toán nội bộ, đây gần như là điều kiện bắt buộc.
- Hỏi xem phần mềm có xuất dữ liệu theo định dạng mà kế toán đang dùng.
- Kiểm tra xem hóa đơn đã xuất có tự đổ về sổ sách hay phải thao tác thêm.
- Xác nhận việc đối soát cuối tháng có thể làm trên một màn hình duy nhất.
Ngược lại, nếu công ty đã có kế toán quen việc, hãy ưu tiên phần mềm họ thao tác thuận tay. Đổi công cụ quen dùng thường kéo theo thời gian đào tạo lại, và đó là chi phí ẩn mà nhiều người hay bỏ qua.
Nếu chưa có kế toán nội bộ, thuê ngoài cũng là hướng đáng cân nhắc. Chúng tôi từng bàn khá kỹ về thời điểm nên thuê dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp công nghệ tại Hà Nội, bạn đọc thêm để cân đối bài toán nhân sự.
Chi Phí Và Khả Năng Mở Rộng
Giá phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau khá nhiều tùy nhà cung cấp và số lượng hóa đơn mỗi tháng. Gói rẻ nhất thường giới hạn số hóa đơn trong năm. Con số đó có thể đủ cho công ty ít giao dịch, nhưng nếu doanh thu tăng nhanh, gói này sẽ thiếu sớm hơn bạn nghĩ.
Vì vậy, hãy hỏi kỹ cách tính phí khi vượt hạn mức và quy trình nâng cấp gói. Lý tưởng nhất là chọn nhà cung cấp cho phép nâng gói mà không phải đổi cả hệ thống. Đổi phần mềm giữa chừng vừa tốn tiền, vừa dễ làm đứt quãng dữ liệu hóa đơn đã xuất.
Lợi Ích Thấy Rõ Khi Xuất Hóa Đơn Bằng Phần Mềm Phù Hợp
Chọn đúng phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp mới tránh rắc rối với thuế. Nó còn thay đổi cách vận hành hằng ngày, đặc biệt với những công ty ít nhân sự, nơi một người phải làm nhiều việc cùng lúc.
Đội ngũ bên mình có một khách hàng kinh doanh thiết bị văn phòng. Những tháng đầu, họ vẫn xuất hóa đơn rồi nhập lại vào bảng tính. Mỗi hóa đơn mất khoảng mười lăm phút, chưa kể thời gian đối chiếu cuối tháng. Sau khi chuyển sang phần mềm có sẵn mẫu, thời gian đó rút xuống chưa tới một phút. Người phụ trách nói rằng họ cuối cùng có thời gian gọi lại khách cũ, việc mà trước đây thường bị trì hoãn.
Sai sót cũng giảm rõ rệt. Phần mềm tự điền lại thông tin khách hàng đã lưu, hạn chế việc gõ nhầm mã số thuế hay địa chỉ, lỗi rất hay gặp khi làm thủ công. Với ngành có doanh thu phát sinh liên tục như bán lẻ hay ăn uống, điều này càng quan trọng. Bạn cũng nên xem thêm hướng dẫn quản lý doanh thu nhà hàng để hiểu cách ghi nhận doanh thu khi xây quy trình xuất hóa đơn.
Một lợi ích ít được nhắc đến là khả năng tra cứu. Hóa đơn được lưu trên hệ thống nên khi cần kiểm tra giao dịch cũ, bạn chỉ mất vài giây để tìm. Với công ty mới, đây là yếu tố giúp việc đối soát và quyết toán cuối năm bớt căng thẳng.
Phần mềm phù hợp thường mang lại những lợi ích thiết thực: không phải nhớ mẫu hóa đơn, lưu trữ tự động, tra cứu nhanh, và gửi hóa đơn cho khách qua email ngay sau khi xuất. Thời gian tiết kiệm được có thể dồn cho việc tìm khách hàng, và trong giai đoạn đầu, việc đó quan trọng hơn nhiều so với tự tay làm hóa đơn.
Chọn Đúng Ngay Từ Đầu Để Khỏi Phải Đổi Phần Mềm Giữa Chừng
Đừng chọn phần mềm chỉ vì giá thấp nhất hay vì cái tìm thấy đầu tiên. Hãy dành thêm một buổi để hỏi rõ ba điều: khả năng kết nối với cơ quan thuế, khả năng đồng bộ với phần mềm kế toán và chi phí khi mở rộng quy mô. Ba câu hỏi này loại được phần lớn lựa chọn không phù hợp.
Nếu có thể, hãy xin dùng thử bản demo trong khoảng một tuần trước khi ký hợp đồng chính thức. Trải nghiệm thực tế thường đáng tin hơn lời giới thiệu trên website, vì bạn tự thấy quy trình xuất hóa đơn có thật sự mượt như quảng cáo hay không.
Doanh nghiệp mới thường không có nhiều thời gian để thử sai. Chọn đúng ngay từ đầu, dù mất thêm vài ngày, vẫn tốt hơn nhiều so với đổi phần mềm giữa lúc công ty đang chạy đơn hàng. Khi muốn tìm hiểu các giải pháp số khác, bạn có thể đọc dần lộ trình số hóa từng phòng ban trong doanh nghiệp SME, làm nền tảng cho những quyết định công nghệ tiếp theo.
