Tuần đầu làm hybrid thường là lúc mọi thứ bắt đầu rối
Giải pháp vận hành cho doanh nghiệp nhỏ thường được tìm đến ngay trong tuần đầu tiên, khi công việc bắt đầu lộn xộn. Chúng tôi từng trò chuyện với chủ một xưởng in nhỏ ở Hà Nội. Anh kể nhân viên thiết kế làm ở nhà hai ngày mỗi tuần. File được gửi qua Zalo, và mỗi người lại chỉnh một bản khác nhau.
Đến cuối tuần, không ai dám chắc bản nào là bản chốt để in. Chuyện nghe có vẻ nhỏ. Nhưng nó cho thấy vấn đề nằm ở cách phối hợp, chứ không phải ở năng lực của từng người. Khi đội ngũ chuyển sang mô hình kết hợp, chính những khoảng trống nhỏ này mới là thứ khiến công việc đứt quãng.
Hybrid nghĩa là một phần đội ngũ làm tại văn phòng, phần còn lại làm từ xa theo lịch cố định. Nghe qua thì đơn giản. Tuy nhiên, nếu chưa có cách phối hợp rõ ràng, công việc rất dễ bị ngắt quãng. Chúng tôi thường gặp chủ doanh nghiệp chỉ đổi chỗ làm việc mà vẫn giữ nguyên cách quản lý cũ. Đây là sai lầm phổ biến nhất mà các đội ngũ nhỏ gặp phải.
Khi ngồi chung một phòng, có gì hỏi nhau là xong. Thói quen ấy tự nhiên mất đi khi người làm ở nhà không còn nghe được tiếng nói chuyện ngoài bàn làm việc. Vì vậy, bước đầu tiên chúng tôi khuyên là ngồi lại với cả đội ngay trong tuần đầu. Hãy thống nhất công cụ và cách báo cáo trước khi mỗi người tự hình thành thói quen riêng.
Khi người ở nhà và người ở văn phòng không còn chung nhịp
Khó khăn đầu tiên là thông tin không đến tay mọi người cùng lúc. Người ở văn phòng nghe thông báo miệng ngay giờ nghỉ trưa, còn người làm từ xa thì không, trừ khi có ai nhắn lại. Chúng tôi từng làm việc với một nhóm marketing bảy người, trong đó ba người làm từ xa. Buổi họp nào cũng kết thúc khá ổn, nhưng không ai ghi biên bản. Một tuần sau, người vắng mặt đã làm sai hướng vì không ai gửi lại nội dung đã chốt.
Có hai dấu hiệu cho thấy đội của bạn đang lệch nhịp, và đây là những tín hiệu chúng tôi gặp khá thường xuyên:
- Việc đã giao nhưng không ai nhớ hạn chót, đến ngày mới hỏi lại nhau.
- Cùng một câu hỏi, quản lý phải trả lời hai, ba lần cho từng người.
Khó khăn thứ hai kín đáo hơn, đó là đo lường hiệu suất. Ở văn phòng, nhìn qua là biết ai đang làm gì. Làm từ xa thì không còn nhìn trực tiếp được nữa. Nhiều đơn vị chuyển sang đánh giá theo deadline và sản phẩm hoàn thành thay vì theo thời gian ngồi máy. Cách đo cũ dựa vào sự có mặt, cách đo mới dựa vào kết quả, và hai cách này thường va chạm nhau. Để bớt áp lực giám sát thủ công, một số doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa việc chấm công và theo dõi tiến độ nhân sự, thay vì hỏi qua hỏi lại mỗi ngày.
Cách xử lý không hề phức tạp. Cuối mỗi ngày, mỗi người viết ba dòng vào kênh chung: hôm nay đã làm gì, ngày mai dự định làm gì, và đang vướng chỗ nào. Làm đều đặn trong hai tuần, cả đội sẽ thấy nhịp chung rõ hơn hẳn.
Giải pháp vận hành thiết thực cho doanh nghiệp nhỏ
Giải pháp vận hành không nhất thiết phải là khoản đầu tư lớn vào phần mềm đắt tiền. Phần cốt lõi nằm ở việc đặt lại cách cả đội phối hợp, rồi mới chọn công cụ phù hợp với cách làm đó. Chúng tôi thường khuyên khách hàng nhỏ bắt đầu từ hai việc cụ thể, và cả hai đều có thể hoàn thành trong hai tuần đầu mà không cần ngân sách lớn.
Viết quy trình ra giấy thay vì truyền miệng
Việc đầu tiên là ghi quy trình thành văn bản, dù chỉ một trang. Ai phụ trách việc gì, xong thì báo cho ai, deadline là khi nào, tất cả cần được ghi rõ. Đừng để những thông tin này nằm trong đầu từng người, vì người làm từ xa sẽ không có cơ hội nghe lại như người ngồi cạnh.
Bước tiếp theo là chọn một công cụ quản lý công việc trực tuyến dùng chung. Hiểu đơn giản, đó là một bảng việc mà ai cũng xem được mà không cần hỏi quản lý. Nhiều công cụ loại này có gói miễn phí cho đội dưới mười người. Nếu cần thêm tính năng, gói trả phí thường nằm khoảng năm đến mười đô la mỗi người mỗi tháng, tùy nhà cung cấp.
Mỗi việc trên bảng nên có đúng một người chịu trách nhiệm chính. Đừng để chung chung kiểu cả nhóm cùng làm. Khi không rõ ai phụ trách, việc rất dễ bị đùn qua đẩy lại, nhất là khi mọi người không ngồi chung để nhắc nhau. Những việc lặp đi lặp lại như nhắc deadline hay tổng hợp báo cáo tuần hoàn toàn có thể giao cho công cụ xử lý. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể đọc thêm cách tự động hóa những việc lặp lại để đội kỹ thuật đỡ ôm việc thủ công.
Sai lầm chúng tôi hay thấy là chọn quá nhiều tính năng ngay từ đầu, rồi cả đội chỉ dùng được một nửa và bỏ dở. Nên chọn công cụ đơn giản nhất đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại. Khi đội đã quen cách làm mới, lúc đó hãy cân nhắc nâng cấp.
Một buổi họp ngắn mỗi tuần giữ cả đội cùng nhịp
Việc thứ hai là duy trì một buổi họp định kỳ, ngắn thôi, khoảng mười lăm đến ba mươi phút. Họp kéo dài khiến người làm từ xa dễ mất tập trung, và cũng ít ai nhớ hết nội dung sau đó. Chương trình họp nên giữ cố định qua các tuần, gồm việc tuần trước, việc tuần này và những vướng mắc cần ai hỗ trợ.
Sau buổi họp, nên có một người ghi lại vài dòng chính rồi lưu ở nơi cả đội đều truy cập được. Xưởng in ở đầu bài đã áp dụng buổi họp mười lăm phút vào sáng thứ Hai, kết hợp với bảng việc chung. Tình trạng làm sai bản thiết kế giảm rõ rệt. Biên bản và file được lưu trên các phần mềm văn phòng quen thuộc mà cả đội đã biết dùng, nên không cần đào tạo thêm.
Lỗi hay gặp nhất ở bước này là họp xong rồi thôi, không ai mở lại biên bản. Buổi họp tuần sau vì thế lặp lại đúng những vướng mắc cũ. Một mẹo nhỏ là chọn cố định một ngày họp và đừng đổi lịch liên tục. Khi đội đã quen nhịp cố định, mọi người sẽ tự sắp xếp công việc quanh buổi họp đó.
Đừng chờ quy trình hoàn hảo mới bắt đầu chuyển sang hybrid
Chúng tôi không tin có một công thức đúng cho mọi doanh nghiệp nhỏ. Quy mô, ngành nghề và cách vận hành đều khác nhau, nên giải pháp phù hợp cũng khác theo. Tuy vậy, có một điều gần như đúng ở mọi nơi đội ngũ từng đồng hành: bắt đầu từ một quy trình nhỏ, một công cụ và một buổi họp cố định, rồi điều chỉnh dần sau hai tuần thử nghiệm. Cách này thường hiệu quả hơn nhiều so với việc chờ một hệ thống hoàn hảo rồi mới dám làm.
Nếu đội của bạn đang chuyển sang hybrid trong vài tuần tới, hãy chọn một việc trong bài này để làm trước, đừng làm cùng lúc tất cả. Viết một trang quy trình, hoặc đơn giản là đặt lịch họp thứ Hai cố định. Sau hai tuần, nhìn lại kết quả rồi mới tính bước tiếp theo. Đó cũng là lời khuyên chúng tôi vẫn đưa cho khách hàng nhỏ mỗi khi họ hỏi nên bắt đầu từ đâu.
