Khi bắt đầu số hóa, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ rơi vào cảnh mở quá nhiều công cụ cùng lúc. Chúng tôi từng gặp một cửa hàng bán lẻ dùng tới bảy phần mềm khác nhau cho cùng một việc là quản lý đơn hàng, và cuối cùng không ai biết dữ liệu nằm ở đâu. Bài viết này giúp bạn tránh được tình trạng đó khi hướng dẫn chọn phần mềm và dịch vụ số cho đội ngũ của mình.
Hiểu đúng bài toán trước khi chọn công cụ
Trước khi xem bảng giá hay đọc đánh giá, bạn cần trả lời một câu hỏi đơn giản: doanh nghiệp đang gặp khó ở đâu? Có thể là việc ghi nhận đơn hàng vẫn làm bằng Excel, có thể là khách hỏi đi hỏi lại cùng một thông tin, hoặc kế toán mất cả ngày để đối chiếu hóa đơn.
Viết ra ba đến năm vấn đề cụ thể sẽ giúp bạn lọc nhanh hơn rất nhiều. Một phần mềm tốt cho người khác chưa chắc phù hợp với bạn, nên điểm xuất phát luôn là nhu cầu của chính doanh nghiệp.
Tiêu chí chọn phần mềm thực dụng
Chúng tôi thường khuyên khách hàng xem xét bốn yếu tố. Thứ nhất là mức độ dễ dùng: nếu nhân viên cần học hai tuần mới thao tác được, chi phí thật sẽ cao hơn nhiều so với giá phần mềm. Thứ hai là khả năng kết nối với các công cụ đang dùng, ví dụ email, kế toán hay website bán hàng. Thứ ba là chính sách dữ liệu, tức là bạn có thể xuất dữ liệu ra không và nếu rời đi thì mất gì. Thứ tư là hỗ trợ tiếng Việt và tốc độ phản hồi khi có sự cố.
Có một mẹo nhỏ mà nhiều người bỏ qua: hãy dùng thử với dữ liệu thật trong ít nhất hai tuần. Bản demo đẹp không nói lên được việc phần mềm có chịu nổi lúc cao điểm hay không.
Khi nào nên thuê dịch vụ thay vì tự làm
Không phải việc gì cũng nên tự triển khai. Với những việc đòi hỏi kỹ năng chuyên môn như thiết lập hệ thống, tích hợp nhiều nguồn dữ liệu hay bảo mật, thuê đơn vị chuyên nghiệp thường tiết kiệm thời gian hơn. Ngược lại, các tác vụ đơn giản như đăng bài, gửi thông báo hay theo dõi lịch hẹn thì bạn hoàn toàn có thể tự làm.
Một khách hàng của chúng tôi, chủ một chuỗi phòng khám nhỏ, ban đầu định tự cài toàn bộ hệ thống đặt lịch. Sau ba tuần loay hoay, họ chuyển phần kỹ thuật sang đơn vị chuyên nghiệp và chỉ giữ lại việc vận hành hằng ngày. Kết quả là tiết kiệm được gần một tháng và không phát sinh lỗi dữ liệu.
Những sai lầm chúng tôi thường thấy
- Chọn công cụ theo xu hướng thay vì theo nhu cầu thật của đội ngũ.
- Mua gói lớn nhất ngay từ đầu, trong khi chỉ dùng được một phần nhỏ tính năng.
- Không ghi lại quy trình trước khi triển khai, nên khi đổi người phụ trách là mất hết cách làm việc cũ.
- Bỏ qua việc sao lưu dữ liệu định kỳ, đến khi gặp sự cố mới hối hận.
Phần lớn những sai lầm này đều có thể tránh được nếu dành thời gian lập kế hoạch từ đầu. Chúng tôi nhận thấy doanh nghiệp nào làm việc này nghiêm túc thường chỉ cần một đến hai công cụ chính là đủ.
Kết hợp phần mềm với giải pháp website
Với nhiều doanh nghiệp, website là điểm chạm đầu tiên của khách hàng, nên việc chọn phần mềm nên gắn với hạ tầng web. Nếu bạn đang cân nhắc làm lại website hoặc cải thiện thứ hạng tìm kiếm, bạn có thể tham khảo thêm cách tối ưu SEO website cho doanh nghiệp mới bắt đầu để hiểu các bước nền tảng trước khi đầu tư sâu hơn.
Ngoài ra, nếu đội ngũ của bạn đang làm việc nhiều với tài liệu kỹ thuật, bài dân kỹ thuật viết tài liệu nhanh hơn bằng cách chọn công cụ AI hỗ trợ soạn nội dung cũng gợi ý một số tiêu chí hữu ích khi chọn công cụ hỗ trợ việc viết.
Chọn đối tác cung cấp dịch vụ số
Khi đã quyết định thuê dịch vụ, hãy đánh giá đối tác theo kinh nghiệm thực tế, cách họ giải thích vấn đề bằng ngôn ngữ dễ hiểu và việc họ có sẵn sàng cho bạn xem dự án tương tự hay không. Đừng vội tin vào những cam kết quá lớn mà không có quy trình rõ ràng. Một đơn vị đáng tin thường hỏi kỹ về nhu cầu của bạn trước khi đưa ra báo giá.
Bạn cũng nên hỏi rõ về hợp đồng bảo trì, thời gian bàn giao và cách xử lý khi phát sinh yêu cầu. Những chi tiết này nghe nhỏ nhưng quyết định phần lớn trải nghiệm sau khi triển khai.
Kết luận
Chọn phần mềm và dịch vụ số không cần phức tạp như nhiều người nghĩ. Hãy bắt đầu từ vấn đề thật, chọn ít công cụ nhưng dùng cho tốt, và luôn giữ quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Khi cảm thấy cần một hướng đi rõ ràng hơn cho việc phát triển công nghệ, bạn có thể tìm hiểu thêm về lập trình web app và cách chọn hướng phù hợp cho doanh nghiệp.
